在疫情期間如何與大學(xué)有效溝通？

我們的生活近來已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的改變。我們正在適應(yīng)一種新的常態(tài)，也在探索跟上進(jìn)度和保持效率的最佳方法。但是當(dāng)準(zhǔn)備追求你的學(xué)術(shù)夢想的時候，你或許需要在一些方面做出些許的調(diào)整，其中就包括如何和你選擇的大學(xué)進(jìn)行溝通。

這并不意味著你就無法實(shí)現(xiàn)你的學(xué)業(yè)夢想或是沒法得到你需要的信息。相反，這意味著你可能需要掌握并且精通新的溝通方法，這些新的溝通策略對你生活的其他方面也有所幫助。我們?yōu)槟闾峁┝艘恍┤绾文茏钣行У睾痛髮W(xué)在線交流的辦法。

網(wǎng)絡(luò)禮儀

首先，網(wǎng)上交流最重要的一點(diǎn)是需要遵守一系列的習(xí)慣和行為準(zhǔn)則?！熬W(wǎng)絡(luò)禮儀”（netiquette）這個詞是由單詞“網(wǎng)絡(luò)”（network）和單詞“禮節(jié)”（etiquette）組成的。這個詞被用來形容在網(wǎng)上交流過程中的標(biāo)準(zhǔn)行為有哪些，簡單地說就是可以做的事和不可以做的事。網(wǎng)絡(luò)禮儀提醒你時刻記得，盡管你在通過鍵盤和鼠標(biāo)在虛擬環(huán)境中的溝通，但電腦另一端和你交流的是活生生的人。

網(wǎng)絡(luò)禮儀中的一條通用法則是，最好使用你在現(xiàn)實(shí)生活中和人交流的標(biāo)準(zhǔn)和法則來進(jìn)行網(wǎng)上交流。這些行為法則包括，保持禮貌和禮儀，尊重對方的觀點(diǎn)，以及尊重對方的時間。

在網(wǎng)上溝通中最令人厭煩的行為就是發(fā)送垃圾電郵，這包括在短時間內(nèi)向個人和群體發(fā)送大量信息。如果你沒有收到你希望的回復(fù)，或許你想要這樣做，但是垃圾信息的轟炸也有可能導(dǎo)致你收不到任何回復(fù)，因?yàn)閷Ψ綍幌牒湍銣贤ā?/p>

同樣重要的一點(diǎn)是，你需要考慮你和朋友與家人的溝通方式和你與大學(xué)在專業(yè)環(huán)境下的溝通方式有哪些不同。使用短信縮寫和表情包或許不能得到大學(xué)招生官的回復(fù)。除此之外，在你發(fā)送信息之前一定要認(rèn)真檢查你的文字沒有任何拼寫錯誤或是事實(shí)錯誤。無論你經(jīng)歷了多么嚴(yán)重的挫敗，你也要盡力控制自己的消極情緒。你有權(quán)堅定地表達(dá)觀點(diǎn)，但粗暴的溝通和憤怒并不能帶來合理的解決辦法。你可以查看一下我們?yōu)槟憧偨Y(jié)的“應(yīng)對挑戰(zhàn)的技巧”來獲得額外的建議。

確保你在溝通的過程中尊重他人的隱私和機(jī)密。比如，如果你對自己收到的回復(fù)不滿意或是認(rèn)為非常搞笑，在社交網(wǎng)站上公開這個回復(fù)或是發(fā)給別人都不是合理的舉動。你可以將自己放在對方的位置考慮一下這種曝光會對你造成什么影響。我們都不可避免地在有些方面達(dá)不到網(wǎng)絡(luò)禮儀的預(yù)期標(biāo)準(zhǔn)，比如語法和拼寫錯誤以及不準(zhǔn)確的信息。但我們都只是人類。我們不能忘記的是我們在整個溝通的過程中需要保持理解和寬容，用不合禮節(jié)的莽撞的態(tài)度表現(xiàn)我們的傲慢和憤怒都無法解決問題。

條理清晰簡潔

使用盡可能清楚的語言來傳達(dá)你的想法和需求是一條無論如何重復(fù)都不為過的重點(diǎn)。在和大學(xué)溝通之前，我們建議你首先做一些研究并且歸納你的主要訴求。比如，你是想咨詢?nèi)雽W(xué)條件還是想獲取有關(guān)某個課程的信息？在有的情況中，你想要找的信息可以在大學(xué)網(wǎng)站上直接獲取，所以花點(diǎn)時間做些研究總是有收獲的。

永遠(yuǎn)不要期望別人會為你做研究和調(diào)查。你需要展示出你花了時間來了解信息并且明白自己想要詢問的問題。如果你正在尋求別人的幫助，那么表現(xiàn)出你在積極尋找解決辦法會更好的幫助你。

無論是你的語言還是交流的過程，簡潔明了永遠(yuǎn)都是不二法則。在你開始詢問之前可以先把主要的問題寫下來。你可以把這些問題寫進(jìn)你的標(biāo)題中，你即將發(fā)送的郵件事項(xiàng)里或者是你在公告板或頻道發(fā)布的帖子的標(biāo)題中。這便于閱讀你文章的人可以立刻確定你的需求是什么。

避免在你的溝通中添加過多的信息，比如很多的問題或是較長的開頭。在你寫到自己的想要了解的細(xì)節(jié)之前，一個簡單的問候和開頭就足夠了。如果你沒有被明確要求，請記得不要添加各種附件，比如你的簡歷，學(xué)歷證書或者是作品集。這樣做會影響到你想詢問的主要問題。

如果你需要回復(fù)大學(xué)發(fā)來的郵件或是解答，那么以上的準(zhǔn)則一樣適用。你需要認(rèn)真閱讀郵件來了解需求是什么并且計劃回復(fù)的內(nèi)容。你可以采用小標(biāo)題或者列表的方式來使你的溝通變得簡潔清楚。

使用正確的語氣

語氣非常重要。什么是語氣？語氣是在你敘述自己是誰以及稱呼收件人的方式。在網(wǎng)上溝通的過程中很難使用正確的語氣，因?yàn)樵诿鎸γ娴臏贤ㄖ形覀兂苏Z言之外還會使用手勢和聲調(diào)。語氣會影響接收人對于信息的反應(yīng)和回復(fù)。使用正確的語法和停頓絕對是一件可以減少自己的文字被誤讀的辦法。

你需要在整個溝通的過程中保持語氣的一致。你的語氣應(yīng)該保持禮貌，專業(yè)和積極。這會幫助讀者建立起關(guān)于你的積極形象，同時他們也會更容易幫助你。

有時你可能傾向使用表情符號來表達(dá)自己的感受，但是在專業(yè)的溝通之中使用表情符號是需要避免的。因?yàn)楸砬榉柼^隨便，會被解讀成輕浮的意思。對那些你已經(jīng)建立了長期友好關(guān)系的人是可以發(fā)表情符號的，但是你要注意自己的語氣不能太過隨便。

另外一個潛在的問題就是使用加粗和大寫的文字來突出你的觀點(diǎn)。這種行為在大多數(shù)情況下會被解讀為充滿攻擊性。此外使用多種顏色和復(fù)雜的字體來加強(qiáng)自己的語氣也會產(chǎn)生同樣的效果。保持簡單和傳統(tǒng)你才會留下一個好的印象。使用有禮貌的和尊重的語氣將會很有效地幫你建立關(guān)系，并且表示你尊重和你溝通的對方。

提供正確的信息

無論是哪種溝通方式，傳遞正確信息都是非常重要的。在寫郵件和帖子之前，推薦你把自己想要表達(dá)的主要觀點(diǎn)和每種觀點(diǎn)需要的信息列一個清單。或許這些信息是課程代碼或者某門考試成績。在使用在線學(xué)習(xí)平臺和工具中，往郵件中加入關(guān)鍵信息有助于對方回答你的問題。

盡量避免用含糊不清或是過于籠統(tǒng)的方式提問，相反你應(yīng)該用直接和提問式的方法。如果你需要在郵件中加入附件，確保你在正文中提到了這一點(diǎn)以便對方查閱。一個很常見的問題就是忘了添加附件。在發(fā)表事實(shí)性的觀點(diǎn)和主張的之前要做一些相關(guān)的調(diào)查。不要讓你的讀者來猜測你的信息是什么，要記得在正文中添加對方可能需要的關(guān)鍵信息，比如編號和學(xué)號。

使用不同的渠道

在與大學(xué)溝通的過程中你或許會有不同的渠道可以選擇。根據(jù)你不同的訴求選擇最合適的渠道才最有可能幫助你解決問題。

郵件是最主要也是官方的聯(lián)系方式。這個方式可以使你聯(lián)系某個人或是大學(xué)的服務(wù)中心，并且在內(nèi)容中添加關(guān)鍵的信息。如果你在想什么時候使用郵件才是最合適的情況，以下是一些你應(yīng)該使用郵件溝通的情形：

如果你想要聯(lián)系的人很忙，很難取得聯(lián)系
你想要解決的問題并不急切，同時提前發(fā)送郵件是主動積極解決問題的辦法
當(dāng)你需要發(fā)送一些文件的時候
你想要保留溝通往來的證據(jù)，郵件適用于這種正式溝通的場合

如果你的問題比較復(fù)雜，需要在電話中或是面對面解決，那么發(fā)郵件可能不是最佳的選擇。同時高度機(jī)密的信息也不建議使用郵件共享，更不能用社交媒體發(fā)送。

如果你只有簡單的小疑問，那么社交媒體是你最佳的選擇。大學(xué)的社交媒體賬號中通常會有學(xué)生代表或是工作人員來管理溝通，發(fā)文和信息，他們會幫助你解決問題。此外你也可以使用論文和公告欄。

當(dāng)使用社交媒體聯(lián)系的時候請記得簡潔明了是非常重要的。此外，你也應(yīng)該確保你的社交媒體簡介和你想要展示的形式是一致的。當(dāng)你決定申請大學(xué)的時候，參與在線討論，活動和回復(fù)信息可以對你有很大的幫助。在參與的過程你了解了他們的活動和內(nèi)容，同時招生官在招生的過程中也會將你的社交媒體互動作為你是否適合這所大學(xué)的依據(jù)。